Онлайн-касса – must-have для всех предпринимателей. Как курьеры, мастера на выезде, таксисты, владельцы ряда интернет-магазинов обходятся без кассового аппарата и соблюдают нормы 54-ФЗ? Все дело в том, что онлайн-касса может быть двух типов: классическая и облачная. Если в первом случае все предельно привычно и понятно, то второй является относительно новым и вызывает ряд вопросов. Давайте с ними разберемся!
Облачная онлайн касса: что это?
Речь идет о специальном сервисе, позволяющем автономно производить продажи и принимать оплаты в полном соответствии с требованиями 54-ФЗ. Его ключевая особенность кроется в отсутствии необходимости предпринимателю приобретать и устанавливать привычную контрольно-кассовую технику.
«Получается, кассового аппарата, как такового, у продавца не существует?» - можете спросить вы. Еще как существует, но у продавца он представлен только онлайн, в цифровом виде.
То есть, такая онлайн-касса находится не у вас в офисе, а в облаке, подключение к которому производится через интернет. Именно там хранится вся информация об операциях.
Чтобы заработала облачная касса онлайн, требуется:
- Выбрать поставщика услуг и удобный тариф;
- Приобрести фискальный накопитель;
- Заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД);
- Зарегистрировать кассу в ФНС.
Важная ремарка!
Клиентам Best2pay ничего из вышеперечисленного делать не требуется, так как сервис берет на себя функции платежного агента и все дальнейшие хлопоты, связанные с требованиями федерального закона.
Вся работа облачной кассы идет удаленно через интернет. Все, что нужно продавцу, быть подключенным к системе. Чеки формируются автоматически и онлайн отправляются покупателю, а все необходимые данные уходят в нужные инстанции.
Кто имеет право использовать облачную кассу?
Пользоваться преимуществами облачной кассы могут не все предприниматели. Как определить, доступна ли эта опция вам? Главный критерий – наличие оплаты на выезде. Это точно ваш вариант, если расчет с клиентом происходит:
- на его территории,
- онлайн на сайте или в приложении мобильного устройства,
- в транспортном средстве,
- с помощью автоматического устройства, например, вендинговый аппарат.
Приведем несколько примеров:
Ирина окончила курсы визажа, оформила ИП и планирует работать с невестами. Услуги она оказывает на территории клиента и там же принимает оплату услуг. Она имеет право использовать облачную кассу и выдавать клиентам электронные чеки.
Игорь открыл цветочный интернет-магазин. Оплатить букет клиент может на сайте или курьеру. Использование облачной кассы стало для него идеальным решением и упростило работу.
Итак, подытожим. Использовать облачную кассу могут:
- службы такси,
- службы доставки,
- интернет-магазины,
- вендинговые аппараты,
- клининговые службы,
- другие компании, рассчитывающие клиентов на выезде с возможностью оплаты онлайн.
В каких случаях онлайн-касса – не ваш вариант?
Если вы принимаете оплату от клиента на территории своей организации. В офисе продаж или в торговой точке, где производятся расчеты, в обязательном порядке должен находиться кассовый аппарат с возможностью выдать клиенту бумажный чек.
Если в вашем интернет-магазине не предусмотрена оплата онлайн, а клиент оплачивает свой заказ непосредственно в пункте выдаче при его получении.
Не может использоваться данная технология и для билетных касс.
Пример 1.
Инна открыла свою школу английского языка. Арендовала помещение в центре города и начала набор студентов. У школы есть сайт, но оплатить занятия можно только на месте. Использование облачной кассы для Инны недоступно, потому что она принимает оплату от клиентов на территории своей организации.
Пример 2.
Анна открыла свою онлайн-школу английского языка. Все занятия проходят в виртуальном формате в сети интернет, а запись и оплата делаются через сайт. Использование облачной кассы доступно для Анны, потому что оплату она принимает на сайте.
5 фактов про облачную кассу, которые должен знать каждый
При работе с облачной кассой вы ничего не покупаете – как правило, ее арендуют. Если необходимость в использовании отпадет, от нее можно просто отказаться.
За сервис целиком и полностью отвечает провайдер: на нем лежит сервисное обслуживание, контроль за работоспособностью системы, ее обновление с учетом изменений 54-ФЗ.
У пользователей имеется доступ в личный кабинет, где сохраняется информация обо всех операциях. Там можно не только контролировать продажи, но также создавать чеки и вносить в них изменения при необходимости.
Происходит интеграция облачной кассы с CMS интернет-магазина и интернет-эквайрингом. Формирование чеков происходит удаленно и автоматические, а сама онлайн касса размещается в дата-центре, а не, как обычно, на территории компании. При этом бумажные аналоги чеков отсутствуют – они отправляются по электронной почте или через СМС исключительно в виртуальном виде.
Как работает облачная касса?
На страничку вашего магазина в сети заглянул клиент. Он нашел в раздел с интересующими его товарами, выбирал, сравнивал, а затем отправил понравившийся продукт в корзину и оплатил заказ. Что происходит дальше?
Дальше информация о покупке поступает в онлайн кассу от банка. Она создает чек, которые отправляется ОФД. Оператор фискальных данных обрабатывает чек и направляет его электронный вариант покупателю и налоговой службе. Готово!
При этом фискальный накопитель хранит в себя информацию обо всех чеках, которые были приняты цифровой кассой.
Как подключить облачную кассу?
- Шаг 1. Первым делом необходимо выбрать сервис для аренды устройства и ПО, а также подходящий тариф. Внимательно изучите условия предоставления услуг, прежде чем подключить кассу.
- Шаг 2. Получите электронную цифровую подпись. Для этого следует обратиться в один из удостоверяющих центров.
- Шаг 3. Зарегистрируйте кассу в ФНС. Это правило касается всех и закреплено в ст. 1.1 закона № 54-ФЗ. Сделать это можно через личный кабинет на сайте налоговой либо при личном визите в отделение Федеральной налоговой службы либо через кабинет оператора фискальных данных.
- Шаг 4. Заключите договор с оператором фискальных данных. В большинстве случаев это уже является частью стоимости аренды
Преимущества облачной кассы
- Отсутствие непредсказуемых затрат. Вы всегда знаете, во сколько обойдется вам сервис, а неприятные финансовые сюрпризы полностью исключены. Работая со стандартным кассовым аппаратом, есть риск непредвиденной поломки, которая повлечет за собой ремонт или замену изделия. Для облачной кассы такая ситуация исключена. Расходы на нее – это всегда стабильная и известная вам сумма из месяца в месяц.
- Отсутствие простоев и стрессовых ситуаций. Пропало электричество в помещении, пролили кофе на устройство, завис компьютер – непредвиденных ситуаций может быть много, но с облачной кассой они вам будут нипочем. Вам не придется ждать пока приедет мастер или закажут нужную деталь. В цифровой кассе все налаживается удаленно за считанные минуты.
- Обслуживание – не ваша забота. Вам не придется беспокоиться о состоянии аппарата, заниматься вопросами его ремонта и оплачивать услуги технической поддержки. Вы пользуетесь всеми преимуществами виртуальной кассы, но совершенно не беспокоитесь техническими нюансами ее функционирования.
- Нет ограничений в использовании. Когда речь идет о стандартной кассе, у каждому сотрудника на выезде должен быть свой портативный аппарат, что влечет дополнительные расходы и определенные неудобства. Когда речь идет об облачной кассе, отдельные устройства выдавать никому не нужно, достаточно установить на смартфон приложение.
Облачная касса VS стандартная онлайн-касса: в чем отличия?
Стандартная онлайн-касса – это современное решение, позволяющее отправлять информацию оператору фискальных данных в режиме реального времени. Оплата производится с помощью привычного нам устройства, которое встречается повсеместно в различных заведениях и организациях. При этом устройство в обязательном порядке должно физически находиться в месте оплаты. По итогам операции выдается бумажный чек.
При использовании облачной кассы физическое устройство также задействуется, но локализируется оно не у продавца, а у арендодателя. Бумажные чеки такая касса не выдает, а создает их электронные аналоги.
Вопрос безопасности
Насколько безопасно использование облачных касс для интернет-магазинов и поставщиков услуг?
Стандартные варианты, однозначно, уступают облачным аналогам по вопросам безопасности. Судите сами, в первом случае аппарат находится у продавца, и не всегда имеется возможность обеспечить должный уровень его безопасности. Также не исключены поломки и форс-мажорные ситуации, например, администратор может случайно пролить на кассовый аппарат стакан воды…
При использовании облачной кассы, вы не имеете дело с оборудованием и не несете на себе ответственность за его целостность, а также сохранность информации, которую хранит фискальный накопитель. Такая касса позиционируется, как цифровая, но само устройство хранится в дата-центре. Как правило, дата-центр полностью соответствует современным требованиям безопасности – там все предусмотрено для того, чтобы в любой ситуации сохранить работоспособность устройств и данные клиентов. Помещение оборудуется видеонаблюдением и современной системой пожаротушения. Всегда имеется резервный генератор электропитания, чтобы в случае отключения электричества была возможность продолжить работу. Также предусмотрена мощная защита от DDos-атак и ведется постоянная профилактика сетевых ошибок. На месте всегда находятся технические специалисты, которые готовы оперативно устранить любые неполадки.
Но, если все же допустить, что по какому-то невероятному стечению обстоятельств контрольно-кассовая техника перестала работать. Как тогда быть? Критичной ситуации не будет, потому что вся информация сохранена на сервисе провайдера. Она быстро восстанавливается, а все рабочие процессы переносятся на другой аппарат.
И еще несколько частых вопросов про облачную кассу
Использование облачной кассы не нарушает 54-ФЗ?
Все полностью соответствует требованиям закона. Чтобы в этом убедиться, предлагаем вам ознакомиться со статьей 5 54-ФЗ.
Можно ли проводить через облачную кассу расчет наличными?
Да, оплата наличными допускается, если расчет проводится:
в транспортном средстве водителем или кондуктором,
на территории клиента курьером при доставке заказа,
на территории клиента, специалистом, который оказывает услуги на выезде.
Если оплата производится наличными, продажа регистрируется в кассе вручную. Это можно сделать через личный кабинет либо с использованием специального программного обеспечения, которое устанавливается на мобильное устройство.
Может ли одна касса обслуживать сразу несколько сайтов с онлайн-продажами?
Да, может. По закону нет ограничений, сколько сайтов может быть привязано к облачной кассе, которая зарегистрирована на юридическое лицо. Ограничение может быть только в том случае, если речь идет о крупных интернет-магазинах с высокой нагрузкой.
Я уже работаю со стандартной онлайн-кассой. Может ли мне быть полезна облачная?
Отказываться от стандартной онлайн-кассы, чтобы пользоваться облачной, не нужно. Более того, существуют опции, позволяющие совместить два в одном.
Это значит, у вас останется кассовый аппарат и возможность принимать с его помощью оплаты на месте. При этом курьеры или сотрудники, работающие на выезде, смогут не носить с собой портативный кассовый аппарат, а формировать электронные чеки с помощью облачной кассы. Все, что требуется – это установить на их смартфон специальное приложение.
Сколько облачных касс должно быть у одного интернет-магазина?
Как одна, так и несколько – это зависит от общей нагрузки. Одна облачная касса способна выдавать один чек в секунду. Для небольшого магазина такая скорость работы будет подходящей, а вот крупному маркетплейсу понадобится больше устройств. Оптимальное количество для бесперебойной работы следует определять индивидуально.
Можно ли использовать облачную кассу при УСН?
Система налогообложения значения не имеет. Для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц важно учитывать, каким образом и где происходит расчет с клиентом.
Подключим облачную кассу для ИП и юридических лиц в самые короткие сроки. Свяжитесь с нами, чтобы выбрать тариф и подробнее узнать про наши услуги!