Онлайн-касса — must-have для всех предпринимателей. Как курьеры, мастера на выезде, таксисты, владельцы ряда интернет-магазинов обходятся без кассового аппарата и соблюдают нормы 54-ФЗ? Все дело в том, что онлайн-касса может быть двух типов: классическая и облачная. Если в первом случае все предельно привычно и понятно, то второй является относительно новым и вызывает ряд вопросов. Давайте с ними разберемся!

Речь идет о специальном сервисе, позволяющем автономно производить продажи и принимать оплаты в полном соответствии с требованиями 54-ФЗ. Его ключевая особенность кроется в отсутствии необходимости предпринимателю приобретать и устанавливать привычную контрольно-кассовую технику.
«Получается, кассового аппарата, как такового, у продавца не существует?» — можете спросить вы. Еще как существует, но у продавца он представлен только онлайн, в цифровом виде.
То есть, такая онлайн-касса находится не у вас в офисе, а в облаке, подключение к которому производится через интернет. Именно там хранится вся информация об операциях.

•Выбрать поставщика услуг и удобный тариф;
•Приобрести фискальный накопитель;
•Заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД);
•Зарегистрировать кассу в ФНС.

Пользоваться преимуществами облачной кассы могут все предприниматели, кто работает с нашим сервисом. Как определить, доступна ли эта опция вам? Главный критерий — потребность приема оплаты через интернет. Это точно ваш вариант, если расчет с клиентом происходит:
•онлайн на сайте,
•или в приложении мобильного устройства.

Игорь открыл цветочный интернет-магазин. Оплатить букет клиент может на сайте или же по высланной ссылке курьером при получении заказа. Использование облачной кассы стало для него идеальным решением и упростило работу.

Итак, подытожим. Использовать облачную кассу могут:
•службы такси,
•службы доставки,
•интернет-магазины,
•клининговые службы,
•другие компании, рассчитывающиеся клиентами через онлайн оплату.

•Если вы принимаете оплату от клиента на территории своей организации. В офисе продаж или в торговой точке, где производятся расчеты, в обязательном порядке должен находиться кассовый аппарат с возможностью выдать клиенту бумажный чек.

•Если в вашем интернет-магазине не предусмотрена оплата онлайн, а клиент оплачивает свой заказ непосредственно в пункте выдаче при его получении.

•Не может использоваться данная технология и для билетных касс.

Пример 1.
Инна открыла свою школу английского языка. Арендовала помещение в центре города и начала набор студентов. У школы есть сайт, но оплатить занятия можно только на месте. Использование облачной кассы для Инны недоступно, потому что она принимает оплату от клиентов на территории своей организации.

Пример 2.
Анна открыла свою онлайн-школу английского языка. Все занятия проходят в виртуальном формате в сети интернет, а запись и оплата делаются через сайт. Использование облачной кассы доступно для Анны, потому что оплату она принимает на сайте.

•При работе с облачной кассой вы ничего не покупаете — как правило, ее арендуют. Если необходимость в использовании отпадет, от нее можно просто отказаться.

•При работе с облачной кассой вы ничего не покупаете — как правило, ее арендуют. Если необходимость в использовании отпадет, от нее можно просто отказаться.

•За сервис целиком и полностью отвечает провайдер: на нем лежит сервисное обслуживание, контроль за работоспособностью системы, ее обновление с учетом изменений 54-ФЗ.

•У пользователей имеется доступ в личный кабинет, где сохраняется информация обо всех операциях. Там можно не только контролировать продажи, но также создавать чеки и вносить в них изменения при необходимости.

•Происходит интеграция облачной кассы с CMS интернет-магазина и интернет-эквайрингом.

•Формирование чеков происходит удаленно и автоматические, а сама онлайн касса размещается в дата-центре, а не, как обычно, на территории компании. При этом бумажные аналоги чеков отсутствуют — они отправляются по электронной почте или через СМС исключительно в виртуальном виде.

На страничку вашего магазина в сети заглянул клиент. Он нашел в раздел с интересующими его товарами, выбирал, сравнивал, а затем отправил понравившийся продукт в корзину и оплатил заказ. Что происходит дальше?

Дальше информация о покупке поступает в онлайн кассу от банка. Она создает чек, которые отправляется ОФД. Оператор фискальных данных обрабатывает чек и направляет его электронный вариант покупателю и налоговой службе. Готово!

При этом фискальный накопитель хранит в себя информацию обо всех чеках, которые были приняты цифровой кассой.

Шаг 1. Первым делом необходимо выбрать сервис для аренды устройства и ПО, а также подходящий тариф. Внимательно изучите условия предоставления услуг, прежде чем подключить кассу.

Шаг 2. Получите электронную цифровую подпись. Для этого следует обратиться в один из удостоверяющих центров.

Шаг 3. Зарегистрируйте кассу в ФНС. Это правило касается всех и закреплено в ст. 1.1 закона № 54-ФЗ. Сделать это можно через личный кабинет на сайте налоговой либо при личном визите в отделение Федеральной налоговой службы либо через кабинет оператора фискальных данных.

Шаг 4. Заключите договор с оператором фискальных данных. В большинстве случаев это уже является частью стоимости аренды

•Отсутствие непредсказуемых затрат. Вы всегда знаете, во сколько обойдется вам сервис, а неприятные финансовые сюрпризы полностью исключены. Работая со стандартным кассовым аппаратом, есть риск непредвиденной поломки, которая повлечет за собой ремонт или замену изделия. Для облачной кассы такая ситуация исключена. Расходы на нее — это всегда стабильная и известная вам сумма из месяца в месяц.

•Отсутствие простоев и стрессовых ситуаций. Пропало электричество в помещении, пролили кофе на устройство, завис компьютер — непредвиденных ситуаций может быть много, но с облачной кассой они вам будут нипочем. Вам не придется ждать пока приедет мастер или закажут нужную деталь. В цифровой кассе все налаживается удаленно за считанные минуты.

•Обслуживание — не ваша забота. Вам не придется беспокоиться о состоянии аппарата, заниматься вопросами его ремонта и оплачивать услуги технической поддержки. Вы пользуетесь всеми преимуществами виртуальной кассы, но совершенно не беспокоитесь техническими нюансами ее функционирования.

•Нет ограничений в использовании. Когда речь идет о стандартной кассе, у каждому сотрудника на выезде должен быть свой портативный аппарат, что влечет дополнительные расходы и определенные неудобства. Когда речь идет об облачной кассе, отдельные устройства выдавать никому не нужно, достаточно установить на смартфон приложение.

Стандартная онлайн-касса — это современное решение, позволяющее отправлять информацию оператору фискальных данных в режиме реального времени. Оплата производится с помощью привычного нам устройства, которое встречается повсеместно в различных заведениях и организациях. При этом устройство в обязательном порядке должно физически находиться в месте оплаты. По итогам операции выдается бумажный чек.

При использовании облачной кассы физическое устройство также задействуется, но локализируется оно не у продавца, а у арендодателя. Бумажные чеки такая касса не выдает, а создает их электронные аналоги.

При использовании облачной кассы, вы не имеете дело с оборудованием и не несете на себе ответственность за его целостность, а также сохранность информации, которую хранит фискальный накопитель. Такая касса позиционируется, как цифровая, но само устройство хранится в дата-центре. Как правило, дата-центр полностью соответствует современным требованиям безопасности — там все предусмотрено для того, чтобы в любой ситуации сохранить работоспособность устройств и данные клиентов. Помещение оборудуется видеонаблюдением и современной системой пожаротушения. Всегда имеется резервный генератор электропитания, чтобы в случае отключения электричества была возможность продолжить работу. Также предусмотрена мощная защита от DDos-атак и ведется постоянная профилактика сетевых ошибок. На месте всегда находятся технические специалисты, которые готовы оперативно устранить любые неполадки.

Но, если все же допустить, что по какому-то невероятному стечению обстоятельств контрольно-кассовая техника перестала работать. Как тогда быть? Критичной ситуации не будет, потому что вся информация сохранена на сервисе провайдера. Она быстро восстанавливается, а все рабочие процессы переносятся на другой аппарат.

Если оплата производится наличными, продажа регистрируется в кассе вручную. Это можно сделать через личный кабинет либо с использованием специального программного обеспечения, которое устанавливается на мобильное устройство.

Это значит, у вас останется кассовый аппарат и возможность принимать с его помощью оплаты на месте. При этом курьеры или сотрудники, работающие на выезде, смогут не носить с собой портативный кассовый аппарат, а формировать электронные чеки с помощью облачной кассы. Все, что требуется — это установить на их смартфон специальное приложение.

Подключим облачную кассу для ИП и юридических лиц в самые короткие сроки. Свяжитесь с нами, чтобы выбрать тариф и подробнее узнать про наши услуги!